為提高管理，對辦公用品和辦公設備維修的流程標準進行規范，既保證辦公用品及時按需發放到位，又避免浪費，降低辦公費用，特制定本規定。

1.物業部負責辦公用品采購、發放，辦公設備維修，硒鼓的管理。

2.適用范圍：天津地區各部門（中心）。

3.辦公用品發放流程及規定

3.1責任人：各部門助理為本部門辦公用品領取責任人（如資產管控中心下屬部門較多則可以自行推選辦公用品領取責任人），其他人領取物業部不予發放。

3.2每月的10日-15日為辦公用品發放日，責任人需要統計本部門本月辦公用品的使用量，根據需要進行領取。

3.4辦公用品分為消耗品及耐用品

3.4.1消耗品即一次性物品，如：水筆、鉛筆、膠水、橡皮、膠帶、各類筆芯、墨水、大頭針、曲別針、印油、訂書釘、筆記本、復寫紙、信紙、標簽、便條、橡皮擦、圓珠筆、簽字筆、白板筆、修正液、修正帶、打印紙、入庫單、出庫單、文件袋、檔案袋、現金憑單、電池、皮筋等，每月領用一次，未按照規定時間領取的費用責任人自行承擔。

3.4.2耐用品：鼠標、鍵盤、計算器、訂書器、剪刀、文件筐等隨時損壞隨時領取。

3.5各部門所需日常辦公文具由物業部統一計劃購買，凡未經上級批準而私自采購的一律不予報銷。

3.6每月15日物業部與財務部人員一起進行盤點，盤點核對后物業部提交財務部盤點表。

3.7物業倉庫盤點盤虧范圍為200元以下包括200元，單件盤虧不允許超出50元，如超出此標準所有損失由責任人承擔。

3.8物業部對于各部門反映質量不好的物品及時更換，如更換不到位當事責任人成長10元/次。

3.9新員工入職后各責任人到物業部領取所需物品。

3.10員工離職時把辦公用品上交至助理處，助理進行保管。

4.印刷品

4.1物業部負責聯系印刷，印刷后各部門自行保管。

4.2如責任人保管不到位造成丟失或因表單出現問題造成的損失由責任人承擔。

5.打印（復印）紙管理

5.1公司打印（復印）紙按照需求量進行分配。

5.2打印（復印紙）定額為日常使用數額，如遇公司行為（如公開競聘材料的整理、員工培訓講義的印制、公司大規模文件的發放、車務驗車手續的復印等），需大量使用打印（復印）紙的，打印紙不夠用時由部門助理提出申請領導同意后物業部給予發放。

5.2為節約費用、降低成本，打印（復印）紙如果不影響效果、不涉及泄密的情況下，原則上要求雙面使用。

5.3如果按定額不能滿足日常工作需要，則可擬寫呈報由相關部門審批，審批通過后物業部予以發放。

6.辦公設備維修流程及標準

6.1物業部專員負責聯系辦公設備的維修工作，各部門提出需求后第一時間通知維修方，如因溝通不及時造成未及時維修的，記責任人初級成長一次。

6.2物業部專員負責建立辦公設備維修保養臺賬，總裁辦人員每月15日負責抽查（如遇節假日可以順延），如未建立記責任人初級成長一次。

6.3物業部為各部門備用電腦（最多兩臺），保證電腦能正常使用，如不能正常使用影響工作的，記責任人初級成長一次。

6.4物業部負責與維修方商定辦公設備的保養周期（保證在合理的保養時間內），硬件除塵每年一次（物業部登記），軟件的保養（殺毒、垃圾軟件的清理等）由當事人自行處理，保養前需與物業部相關責任人溝通協調保養時間，避免因溝通不到位造成設備不能正常運行，如當事人不允許保養出現的問題由當事人自行承擔，若物業部保養不到位造成影響的，記相關責任人初級成長一次。

6.5各部門配置電腦人員需要每天把電腦內數據備份（財務部裝金蝶軟件人員除外），如出現電腦無法正常開啟或經過檢查是由于硬件問題的，可以使用物業部備用電腦，電腦維修結束后把電腦歸還物業部，如使用中電腦產生費用由使用部門承擔。

6.6財務部出納人員需另外選擇一臺電腦安裝日常所需的軟件（銀行），避免因電腦故障影響正常工作。

6.7物業部購買無線網卡作為備用（備用1個），保證卡內有費用，如網絡出現問題不能上網時到物業部領取網卡，物業部需第一時間聯系維修方進行解決，如因溝通不及時出現問題的，記相關責任人初級成長一次。

6.8公共場所設備維修保養責任人為物業部專員，與維修方溝通對公共場所設備（音響、投影儀、幕布、電腦、無線話筒等）每周進行保養維修，物業部負責記錄，并檢查設備是否能正常使用，如未進行檢查或因保養不到位出現問題的，記相關責任人初級成長一次。

6.9各部門組織會議如需使用設備的，需提前一天與物業部人員一同對設備進行測試，出現問題第一時間進行維修，如未提前測試造成會議不能正常召開的，記相關責任人初級成長一次。

6.10如各部門使用設備（公共場所）時，若設備出現問題，需第一時間通知物業專員，如未通知且影響下一個活動（會議）的正常召開，相關責任人參照《會議管理辦法》處理，如通知物業部專員且未解決的，相關責任人同樣參照《會議管理辦法》處理。

6.11維修結束后各部門需要在單據上簽字確認（個人資產有使用人簽字，如是公用資產部門主管簽字），公共場所設備維修物業部簽字。

6.12維修方每月20日進行結賬，如單據未簽字不予結賬。

7.耗材（墨盒、打印機粉等）管理

7.1各部門打印機（復印機、傳真機）指定專人負責，打印機出現問題應第一時間通知物業部專員（物業部需要與各部門溝通責任人簽字確認），如責任人變更需要通知物業部。

7.2各部門打印機除使用的硒鼓外需要備用1個硒鼓，由責任人負責保管。

7.3物業部專員負責打印機硒鼓的備貨，必須保證發放給各辦公室打印機責任人2個硒鼓（包括安裝在打印機里面的）。

7.4物業部專員負責定期（與維修方溝通時間）檢查硒鼓是否需要加粉，且保證不因加粉不及時造成不能正常使用的情況，記相關責任人初級成長一次。

7.5加粉方負責硒鼓加粉次數的記錄工作（每個硒鼓上面貼簽記錄加粉次數），根據硒鼓的型號確定加粉的次數，并根據正常加粉次數記錄加粉次數，避免因超出正常加粉次數后產生費用且不能繼續使用的情況發生。

7.6如加粉次數在正常次數內且打印效果不佳的，物業部與加粉方溝通，如是質量或零件問題及時維修。

7.7如打印機出現問題且不能第一時間維修好的，部門人員自行解決打印問題。

7.8維修后由打印機責任人簽字確認。

7.9三號門硒鼓加粉需要拿到物業部進行加粉，物業部專員需保證三號門打印機硒鼓有備貨，如無備貨影響使用的，記相關責任人初級成長一次。

7.10維修方每月20日進行結賬，如單據未簽字不予結賬。

7.11每月20日前物業部提供財務部維修明細。